Funcionalidades 
Software de Gestión Documental (ECM)
Maneja toda la documentación de manera digital. Reduce el tiempo en la consulta de tus documentos e impulsa la productividad de tus equipos de trabajo
Obtén entre miles de documentos, el ejemplar que necesites en solo segundos
Nuestra búsqueda inteligente te permitirá entre millones de documentos encontrar en segundos el ejemplar que necesites. De igual forma, podrás filtrar por: Usuario que cargó el documento al sistema, Tipo o Serie documental al que pertenece el documento y/o fecha de creación del mismo. Adicionalmente, podrás indexar documentos con metadatos para hacer búsquedas específicas. Nuestra plataforma está en capacidad de ejecutar búsquedas con especificaciones como: “Hojas de Vida de Ingenieros Industriales, mujeres, con experiencia entre 2-3 años y escolaridad Magister”.
Clasificación de documentación
Maneja de forma ordenada las Tablas de Retención y Cuadros de Clasificación Documental. Clasifica la documentación de tu empresa por tipos, departamentos y oficinas productoras. De esta manera, tendrás en forma estructurada toda la información, tal como lo establece la Ley de archivos.
Control de acceso a documentos detallado por usuario
Maneja un estricto y detallado control de acceso a los documentos para que los usuarios sólo puedan acceder a la documentación que según las responsabilidades de su cargo pueden manipular. De la misma manera, se podrán definir permisos de sólo consulta, creación, modificación y/o eliminación por cada tipo de documento.
Trazabilidad detalla en consultas de documentos
Nadie podrá decir no estar enterado de algún documento en específico. Hypersoft Documental cuenta con el registro de consultas de cada ejemplar almacenado en el sistema, de manera que, cada documento tendrá la trazabilidad exacta de quienes a lo largo del tiempo lo han consultado.
Gestión y distribución de documentos vía flujos de trabajo
La gestión de documentos no sólo consiste en el almacenamiento y consulta, por el contrario, de los mayores retos está, lograr distribuirlos y entregarlos a los usuarios finales para su gestión. Por eso, contamos con un software de workflow o automatización de actividades con el cual podrás distribuir, aprobar y enrutar todos los documentos de tu empresa.
Manejo de correspondencia y radicación electrónica
Dile adiós a los sellos de tinta y radicaciones manuales. Nuestra plataforma te permite manejar de forma electrónica toda la correspondencia entrante y saliente de la empresa. Solo basta con leer el código de barra del documento para conocer con precisión fecha, hora y usuario que radicó un documento.
Documentación siempre disponible
Podrás tener en tu bolsillo todos los documentos de la empresa. Cualquier documento producido por cualquier persona podrá ser consultado en instantes desde un dispositivo con conexión a internet.
Disminuye costos en papelería, impresiones y almacenamiento
Ahora podrá tu empresa entrar por la senda del ahorro de papel, disminuyendo drásticamente los costos asociados a impresión, fotocopiado e incluso, eliminar los espacios de almacenamiento.
Simplifica el trabajo diario
Evita las interrupciones del día a día en el trabajo para la consulta de documentación. Muchas personas podrán acceder a la documentación, de manera simultánea y desde lugares distintos.
¿Interesado?, permite que un asesor experto te contacte
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