Maneja toda la documentación de manera digital

Reduce el tiempo en la consulta de tus documentos e impulsa la productividad de tus equipos de trabajo


¿Por qué elegirnos?

Nuestro Software de Gestión Documental te permitirá manejar digitalmente todos los expedientes, archivos y demás contenidos de tu empresa. Así podrás automatizar los procesos de recepción, captura y distribución de documentos entre todas las sedes y funcionarios. Además, eliminarás las tediosas actividades manuales de búsqueda de documentos que normalmente absorben día a día el tiempo y la energía de tus equipos de trabajo. Ahora, todos en la empresa podrán centrarse en funciones que aumenten la productividad e impulsen la innovación

Obtén entre miles de documentos, el ejemplar que necesites en solo segundos

Nuestra búsqueda inteligente te permitirá entre millones de documentos encontrar en segundos el ejemplar que necesites. De igual forma, podrás filtrar por: Usuario que cargó el documento al sistema, Tipo o Serie documental al que pertenece el documento y/o fecha de creación del mismo. Adicionalmente, podrás indexar documentos con metadatos para hacer búsquedas específicas. Nuestra plataforma está en capacidad de ejecutar búsquedas con especificaciones cómo : “Hojas de Vida de Ingenieros Industriales, mujeres, con experiencia entre 2-3 años y escolaridad Magister”.

Clasificación de documentación (Cuadro de Clasificación y Tabla de retención documental)

Maneja de forma ordenada las Tablas de Retención y Cuadros de Clasificación Documental. Clasifica la documentación de tu empresa por tipos, departamentos y oficinas productoras. De esta manera tendrás de manera estructurada toda la información, tal como lo establece la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos).

Control de acceso a documentos detallado por usuario

Maneja un estricto y detallado control de acceso a los documentos para que los usuarios sólo puedan acceder a la documentación que según las responsabilidades de su cargo pueden manipular. De la misma manera, se podrán definir permisos de sólo consulta, creación, modificación y/o eliminación por cada tipo de documento.

Trazabilidad detalla en consultas de documentos

Nadie podrá decir no estar enterado de algún documento en específico. Hypersoft Documental cuenta con el registro de consultas de cada ejemplar almacenado en el sistema, de manera que, cada documento tendrá la trazabilidad exacta de quienes a lo largo del tiempo lo han consultado.

Gestión y distribución de documentos vía flujos de trabajo

La gestión de documentos no sólo consiste en el almacenamiento y consulta. Por el contrario, de los mayores retos está en lograr distribuirlos y entregarlos a los usuarios finales para su gestión. Por eso, contamos con un Software de Workflow o automatización de actividades con el cuál podrás distribuir, aprobar y enrutar todos los documentos de tu empresa.

Manejo de correspondencia y radicación electrónica

Dile adiós a los sellos de tinta y radicaciones manuales. Nuestra plataforma te permite manejar de forma electrónica toda la correspondencia entrante y saliente de la empresa. Solo basta con leer el código de barra adhesivo del documento para conocer con precisión fecha, hora y usuario que radicó un documento.

Documentación siempre disponible

Podrás tener en tu bolsillo todos los documentos de la empresa. Cualquier documento producido en las diversas oficinas o sedes, podrá ser consultado en instantes desde un dispositivo con conexión a internet.

Disminuye costos en papelería, impresiones y almacenamiento

Ahora podrás llevar a tu empresa al uso de cero papel, disminuyendo drásticamente los costos asociados a impresión, fotocopiado e incluso, eliminar los espacios de almacenamiento.

Simplifica el trabajo diario

Evita las interrupciones del día a día en el trabajo por la consulta de documentación. De manera simultánea e incluso ubicadas en lugares distintos, muchas personas podrán acceder a la documentación de manera concurrente.

"Es el segundo sistema core del banco. Nos ha sido de mucha ayuda para los procesos"
- Francis Tinoco, Jefe de Gestión de Procesos- BFP

Contáctenos

Hypersoft.co

Seleccionados por el Ministerio de las TICS de Colombia para el programa de crecimiento y consolidación de Apps.co. Apoyados por: